FlexPayでは、受け取った請求書をアップロードし、内容の確認・承認を経て、振込データの出力まで一連の流れで管理できます。この記事では、請求書支払い業務の全体フローを説明します。
全体の流れ
- 請求書をアップロードする — 受け取った請求書をFlexPayに取り込みます
- 内容を確認・編集する — AI-OCRの読み取り結果を確認し、必要に応じて修正します
- 承認申請・承認する — 承認者に申請し、内容を確認のうえ承認します
- データを出力して完了する — 仕訳データや総合振込データを出力し、業務を完了します
ステップ1 — 請求書をアップロードする
受取請求書をFlexPayにアップロードします。3つのアップロード方法に対応しています。
一括アップロード
複数の請求書をまとめてアップロードする方法です。
- 請求書支払い画面で 「請求書をアップロード」 ボタンをクリックします
- アップロードダイアログが表示されます。ファイルをドラッグ&ドロップするか、クリックして選択します
- アップロードが完了すると、AI-OCRによる自動解析が始まります
- 対応ファイル形式：PDF、JPEG、PNG
- 複数ファイルを同時にアップロードできます
メールアップロード
請求書が添付されたメールを送信するだけで、自動的にFlexPayに取り込まれる方法です。
- 請求書支払い画面のツールバーにある 「メール」 リンクをクリックします
- 専用のメールアドレスが表示されます
- このアドレスに請求書を添付したメールを送信します
- 自動的にFlexPayに取り込まれ、「下書き」 タブに表示されます
メールアドレスは会社ごとに発行されます。取引先に直接このアドレスを共有し、請求書を送ってもらうこともできます。
都度アップロード
支払い情報を手入力しながら、1件ずつ請求書をアップロードする方法です。
- 「支払いを追加」 ボタンをクリックします
- 請求書支払いの作成画面に遷移します
- 画面左側のアップロード領域から請求書ファイルをアップロードします
- AI-OCRが自動的に内容を読み取ります
ステップ2 — 内容を確認・編集する
アップロードされた請求書はAI-OCRによって自動的に内容が読み取られます。読み取り結果を確認し、必要に応じて修正します。
編集画面を開く
「下書き」 タブに表示されている請求書の 「編集」 ボタンをクリックすると、編集画面に遷移します。
確認・修正するポイント
編集画面では、以下の項目を確認・修正できます。
- 取引先 — 請求書の発行元
- 請求額 — 支払い金額
- 支払日 — 振込予定日
- 適格事業者登録番号 — インボイス制度の登録番号
- 振込先口座情報 — 銀行名、支店名、口座番号など
仕訳の確認・修正
会計ソフト（freee会計 / MoneyForwardクラウド会計）と連携している場合、AI-OCRが仕訳を自動推測します。推測された勘定科目や税区分を確認し、必要に応じて修正してください。
仕訳の自動推測は、会計ソフト連携が設定されている場合にのみ利用できます。
保存と承認申請
- 編集中の内容を一時保存するには 「保存して閉じる」 をクリックします。下書きとして保存されます。
- 内容に問題がなければ 「承認申請する」 をクリックして、承認者に申請します。
ステップ3 — 承認申請・承認する
承認申請された請求書は 「処理中」 タブに移動し、承認ステータスが 「承認待ち」 になります。
承認する
- 「処理中」 タブを開きます
- 承認対象の請求書をクリックすると、詳細パネルが表示されます
- 「詳細」 タブで内容を確認し、「承認フロー」 タブで承認状況を確認できます
- 問題がなければ 「承認する」 ボタンをクリックします
差し戻す
内容に修正が必要な場合は、差し戻しを行います。
- 詳細パネルで 「差し戻す」 ボタンをクリックします
- 差し戻し理由を入力します（任意）
- 「差し戻す」 ボタンをクリックして確定します
差し戻された請求書は 「下書き」 タブに戻り、申請者が修正して再度承認申請できます。
一括操作
複数の請求書をまとめて処理することもできます。
- チェックボックスで対象を選択し、「一括操作」 メニューから操作を選びます
- 「支払いを承認」 — 選択した請求書を一括で承認します
- 「支払いを差し戻す」 — 選択した請求書を一括で差し戻します
- 「支払いを完了」 — 選択した請求書を一括で完了にします
ステップ4 — データを出力して完了する
承認された請求書は、仕訳データや総合振込データとして出力できます。
データ出力
- 「処理中」 タブで、出力対象の請求書をチェックボックスで選択します
- 「仕訳・振込データを出力」 ボタンをクリックします
- 出力したいデータの種類を選択します
- 仕訳データ出力 — 会計ソフトに取り込むための仕訳データを出力します
- 総合振込データ出力 — 全銀規定フォーマットの振込データを出力します
会計ソフトとAPI連携している場合は、仕訳データをfreee会計やMoneyForwardクラウド会計に直接連携することもできます。
業務を完了する
データ出力が完了し、振込や仕訳の登録が終わったら、業務を完了させます。
- 対象の請求書を選択します
- 詳細パネルの 「完了する」 ボタン、または一括操作の 「支払いを完了」 をクリックします
- 完了した請求書は 「処理済み」 タブに移動します
処理済みの請求書を承認済みの状態に戻したい場合は、「処理済み」 タブから 「承認済みに戻す」 を選択してください。
ステータスの流れ
請求書は以下のステータスで管理されます。
- 下書き — アップロード直後、または差し戻された状態。編集や承認申請が可能です
- 承認待ち — 承認申請後の状態。承認者の確認を待っています（「処理中」タブ）
- 承認済み — 承認された状態。データ出力や完了処理が可能です（「処理中」タブ）
- 完了 — 業務が完了した状態（「処理済み」タブ）
- 差戻し — 差し戻された状態。「下書き」タブに戻り、修正して再申請できます
よくある質問
Q: アップロードできるファイル形式は何ですか？
A: PDF、JPEG、PNGに対応しています。
Q: AI-OCRの読み取り結果が間違っている場合はどうすればよいですか？
A: 編集画面で手動で修正できます。修正した内容で承認申請してください。
Q: 承認フローを設定していない場合はどうなりますか？
A: 承認フローが未設定の場合でも、承認申請の操作は必要です。設定画面から承認フローを設定すると、指定した承認者の確認を経てから支払いを進められるようになります。