請求書の承認申請後に行う、承認・差し戻し・データ出力・完了までの操作方法を説明します。これらの操作は主に 「処理中」 タブと 「処理済み」 タブで行います。
前提条件
- 承認・差し戻し — 承認フローで承認者として設定されているメンバーのみ操作可能です
- 支払い予約 — 取引責任者 権限が必要です
- データ出力・完了 — すべてのロールで操作可能です
「処理中」タブの概要
承認申請された請求書は 「処理中」 タブに表示されます。このタブには、以下の 2 つのステータスの請求書が含まれます。
- 承認待ち — 承認申請後、承認者の確認を待っている状態です
- 承認済み — すべての承認が完了した状態です。データ出力や完了処理が可能です
請求書の詳細を確認する
「処理中」 タブの請求書をクリックすると、画面右側に詳細パネルが表示されます。
詳細パネルには 2 つのタブがあります。
- 「詳細」 タブ — 取引先、金額、支払日、振込先口座などの基本情報を確認できます
- 「承認フロー」 タブ — 各承認ステップの進捗、承認者名、承認日時を確認できます
承認する
承認待ちの請求書を確認し、承認を行います。
個別に承認する
- 「処理中」 タブで、承認対象の請求書をクリックします
- 詳細パネルで内容を確認します
- 「承認する」 ボタンをクリックします
承認が完了すると、次の承認ステップに進みます。すべてのステップで承認されると、ステータスが 承認済み に変わります。
一括で承認する
複数の請求書をまとめて承認できます。
- 「処理中」 タブで、承認したい請求書のチェックボックスにチェックを入れます
- 画面下部にアクションバーが表示されます
- 「一括操作」 メニューをクリックします
- 「支払いを承認」 を選択します
承認済みの請求書や、承認権限がない請求書が含まれている場合は 「支払いを承認」 が無効になります。選択を見直してください。
差し戻す
内容に修正が必要な場合は、差し戻しを行います。差し戻された請求書は 「下書き」 タブに戻り、申請者が修正して再度承認申請できます。
個別に差し戻す
- 「処理中」 タブで、差し戻す請求書をクリックします
- 詳細パネルの 「差し戻す」 ボタンをクリックします
- 「差戻し」 ダイアログが表示されます
- 差し戻し理由 を入力します（任意）
- 「差し戻す」 ボタンをクリックして確定します
差し戻し理由は任意ですが、入力しておくと申請者が修正箇所を把握しやすくなります。
一括で差し戻す
- 「処理中」 タブで、差し戻す請求書のチェックボックスにチェックを入れます
- 「一括操作」 メニューから 「支払いを差戻す」 を選択します
- 差し戻し理由を入力し（任意）、「差し戻す」 をクリックします
承認待ち の請求書だけでなく、承認済み の請求書も差し戻すことができます。
データを出力する
承認済みの請求書から、仕訳データや振込データを出力できます。
出力の手順
- 「処理中」 タブで、出力したい請求書のチェックボックスにチェックを入れます
- 画面下部のアクションバーで 「仕訳・振込データを出力」 ボタンをクリックします
- 出力するデータの種類を選択します
出力できるデータの種類
連携している会計ソフトと連携方法によって、出力できるデータが異なります。
仕訳データ
- 費用計上仕訳を API 連携 — 会計ソフトに仕訳データを直接連携します（API 連携設定時のみ）
- 費用計上仕訳を Excel で出力（freee会計の場合） — Excel 形式（XLSX）で仕訳データを出力します
- 費用計上仕訳を CSV 連携（MoneyForwardクラウド会計の場合） — CSV 形式で仕訳データを出力します
- 消込仕訳を出力（MoneyForwardクラウド会計のみ） — 消込仕訳データを出力します
その他のデータ
- 請求書 CSV を出力 — 請求書情報を CSV ファイルとして出力します
- 総合振込データを出力 — 全銀規定フォーマットの振込データを出力します
総合振込データの出力は、承認済み の請求書のみが対象です。承認待ち の請求書が含まれている場合は無効になります。
出力完了後の確認
出力が完了すると確認ダイアログが表示されます。CSV / Excel 出力の場合は、会計ソフトのインポート画面へのリンクが表示されます。
各請求書のデータ出力状況は、詳細パネルで確認できます。請求書をクリックして詳細パネルを開くと、出力済みのデータが以下のラベルで表示されます。
- 費用計上（CSV） — CSV / Excel で出力済み
- 費用計上（API） — API で連携済み
- 消込仕訳 — 消込仕訳を出力済み（MoneyForwardクラウド会計のみ）
- 振込 — 総合振込データを出力済み
業務を完了する
データ出力と振込の処理が完了したら、請求書を完了状態にします。完了した請求書は 「処理済み」 タブに移動します。
個別に完了する
- 「処理中」 タブで、完了する請求書をクリックします
- 詳細パネルの 「完了する」 ボタンをクリックします
- 請求書が 「処理済み」 タブに移動します
一括で完了する
- 「処理中」 タブで、完了する請求書のチェックボックスにチェックを入れます
- 「一括操作」 メニューから 「支払いを完了」 を選択します
承認待ち の請求書が含まれている場合は 「支払いを完了」 が無効になります。すべての承認が完了してから完了操作を行ってください。
承認済みに戻す
完了した請求書を 承認済み の状態に戻すことができます。データの再出力や修正が必要な場合に使います。
個別に戻す
- 「処理済み」 タブで、戻したい請求書をクリックします
- 詳細パネルの 「承認済みに戻す」 ボタンをクリックします
- 請求書が 「処理中」 タブに戻り、ステータスが 承認済み になります
一括で戻す
- 「処理済み」 タブで、戻したい請求書のチェックボックスにチェックを入れます
- 「一括操作」 メニューから 「承認済みに戻す」 を選択します
支払い予約（FlexPay Direct）
FlexPay Direct を利用している場合、承認済みの請求書に対して支払い予約を行えます。支払い予約を行うと、指定日に口座引き落としと振込が自動で実行されます。
- 「処理中」 タブで、支払い予約する請求書をクリックします
- 詳細パネルの 「支払い予約する」 ボタンをクリックします
支払い予約は 取引責任者 権限を持つメンバーのみ操作可能です。支払い日の前日 23:59 までに予約を完了する必要があります。
ステータスの流れ
この記事で説明した操作に関連するステータスの遷移です。
- 承認待ち → 承認 → 承認済み → 完了 → 完了
- 承認待ち → 差し戻し → 差戻し（「下書き」 タブに移動）
- 承認済み → 差し戻し → 差戻し（「下書き」 タブに移動）
- 完了 → 承認済みに戻す → 承認済み（「処理中」 タブに移動）
よくある質問
Q: 承認操作ができるのは誰ですか？
A: 承認フローで承認者として設定されているメンバーのみが承認・差し戻しを行えます。承認フローの設定は 設定 メニューの 承認フロー から確認・変更できます。
Q: 承認済みの請求書を差し戻すことはできますか？
A: はい、承認済み の請求書も差し戻せます。差し戻すと 「下書き」 タブに戻り、申請者が修正して再度承認申請できます。
Q: データ出力をしないと完了にできませんか？
A: いいえ、データ出力は完了操作の前提条件ではありません。データ出力をせずに完了にすることも可能です。
Q: 総合振込データはどの請求書から出力できますか？
A: ステータスが 承認済み で、支払い方法が総合振込データに対応している請求書から出力できます。承認待ち の請求書は対象外です。
Q: 完了した請求書のデータを再出力したい場合はどうすればよいですか？
A: 「処理済み」 タブから 「承認済みに戻す」 で承認済み状態に戻してから、再度データ出力を行ってください。
Q: 支払い予約を取り消すことはできますか？
A: はい、取引責任者の権限を持つメンバーが支払い予約を取り消すことができます。