承認を依頼された請求書を承認・差し戻しする方法と、銀行で振り込むための総合振込データの出力、振り込んだあとに請求書を完了にする方法を説明します。
承認
承認できるのは、その請求書の現在の承認ステップで、承認者に指定されている人だけです。
- サイドメニューの「請求書支払い」をクリックし、「処理中」タブを開きます
- 承認する請求書をクリックし、詳細パネルの「詳細」タブで内容を確認します。承認の進み具合は「承認フロー」タブで確認できます
- 「承認する」をクリックします
次の承認ステップがある場合は、次の承認者に進みます。すべてのステップが承認されると、ステータスが「承認済み」になります。
まとめて承認する場合は、一覧で請求書を選び、画面下の「一括操作」から「支払いを承認」を選びます。承認済みの請求書や、自分が承認者になっていない請求書が含まれていると選べません。決済承認はまとめて行えないため、決済承認のステップにある請求書は1件ずつ承認してください。含めて実行すると、その請求書は承認されず、「1件のエラーが発生しました」のように表示されます。決済承認の操作は、決済承認と支払い予約のキャンセルを確認してください。
差し戻し
内容に修正が必要な請求書は、差し戻します。承認待ちの請求書は、現在の承認ステップの承認者が差し戻せます。承認済みの請求書は、管理者と取引責任者が差し戻せます。支払いが予約されている請求書は差し戻せないため、先に支払い予約をキャンセルしてください。
- 「処理中」タブで、差し戻す請求書をクリックします
- 詳細パネルの「差し戻す」をクリックします
- 必要に応じて「差し戻し理由」を入力し、「差し戻す」をクリックします
差し戻した請求書は「下書き」タブに移り、ステータスが「差し戻し」になります。差し戻し理由は任意で、1000文字まで入力できます。申請者が内容を直して再度承認申請すると、最初の承認ステップから承認が進みます。
まとめて差し戻す場合は、一覧で請求書を選び、「一括操作」から「支払いを差戻す」を選びます。
総合振込データの出力
支払い方法が「総合振込データ」の請求書は、承認が済んだら総合振込データを出力し、お使いの銀行にアップロードして振り込みます。
- 「処理中」タブで、出力する請求書のチェックボックスを選択します
- 画面下の「仕訳・振込データを出力」をクリックし、「総合振込データを出力」を選びます。会計ソフトと連携していない場合、ボタンの名前は「振込データを出力」です
- 「振込データを出力する」をクリックします
総合振込データのファイルがダウンロードされます。承認待ちの請求書や、支払い方法が「総合振込データ」でない請求書が含まれていると、「総合振込データを出力」は選べません。出力した請求書は、一覧の「データ出力状況」と詳細パネルの「データ出力」に「振込」と表示されます。
手順3で「出力した支払いのステータスを完了に変更する」を選ぶと、出力と同時に請求書が完了になります。振込が終わってから完了にしたい場合は、選ばずに出力し、振込のあとで下の「完了」の手順を行います。
仕訳データと請求書CSVの出力は、仕訳データの出力方法を確認してください。
完了
支払い方法が「総合振込データ」や「その他の支払い方法」の請求書は、支払いが済んだら完了にします。「銀行振込」の請求書は、FlexPay Directでの振込が終わると自動で完了になるため、この操作は不要です。
- 「処理中」タブで、完了にする請求書をクリックします
- 詳細パネルの「完了する」をクリックします
請求書は「処理済み」タブに移り、ステータスが「完了」になります。
まとめて完了にする場合は、一覧で請求書を選び、「一括操作」から「支払いを完了」を選びます。承認待ちの請求書や、FlexPay Directで支払いを予約した請求書が含まれていると選べません。
完了の取り消し
完了にした請求書は、承認済みの状態に戻せます。完了にする請求書を間違えた場合などに使います。FlexPay Directで支払った請求書は戻せません。
- 「処理済み」タブで、戻す請求書をクリックします
- 詳細パネルの「⋮」から「承認済みに戻す」を選びます
請求書は「処理中」タブに戻り、ステータスが「承認済み」になります。承認をやり直す必要はありません。まとめて戻す場合は、「処理済み」タブで請求書を選び、「一括操作」から「承認済みに戻す」を選びます。
よくある質問
Q: データを出力しないと完了にできませんか？
A: いいえ。データを出力していなくても、完了にできます。
Q: 完了した請求書の総合振込データを、もう一度出力できますか？
A: はい。「処理済み」タブで請求書を選び、同じ手順で出力できます。