請求書支払いは、取引先から届いた請求書をFlexPayにアップロードして、社内で承認し、支払いまで進める機能です。AI-OCRが請求書を読み取って支払いの情報を入力するので、手入力を減らせます。
請求書支払いの流れ
請求書のアップロード
請求書のファイルをアップロードすると、AI-OCRが取引先・支払い金額・支払い日・振込先口座などを読み取ります。複数の請求書をまとめてアップロードするほか、専用のメールアドレスに送る、1つのPDFを請求書ごとに分けるといった方法があります。方法と手順は、請求書のアップロード方法を確認してください。
内容の確認と承認申請
読み取った内容を確認し、必要なら直してから承認申請します。確認するポイントは、請求書の内容を確認・編集する方法にまとめています。
承認
承認申請した請求書は、承認フローで決めた承認者が順番に承認します。修正が必要な場合、承認者は請求書を差し戻せます。承認者と順番の決め方は、承認フローとはを確認してください。
支払い
支払い方法によって、承認のあとの進み方が変わります。
- 銀行振込 — FlexPay Directで支払います。取引責任者が決済承認すると支払いが予約され、振込が終わると自動で処理済みになります。操作は、決済承認と支払い予約のキャンセルを確認してください。
- 総合振込データ — 総合振込データを出力して、お使いの銀行で振り込みます。振り込んだあとに「完了する」で処理済みにします。
- その他の支払い方法 — FlexPayの外で支払い、支払ったあとに「完了する」で処理済みにします。
仕訳データの出力
会計ソフトと連携している場合は、承認済みの請求書の仕訳データを、会計ソフトへ連携・出力します。仕訳データ・総合振込データの出力と、「完了する」の操作は、承認・データ出力・完了の操作方法を確認してください。
ステータスとタブ
請求書は、進み具合に応じて3つのタブに分かれて表示されます。
- 「下書き」 — アップロードした請求書と、差し戻された請求書です。入力が足りない項目があると「未入力あり」、支払い日までの日数が「残り◯日」、支払い日を過ぎると「期日超過」、差し戻された請求書は「差し戻し」と表示されます。
- 「処理中」 — 承認申請した請求書です。承認の途中は「承認待ち」、すべて承認されると「承認済み」と表示されます。FlexPay Directで支払う請求書は、決済承認で支払いが予約されると「支払い予約」になり、支払い日の当日からは「支払い処理中」と表示されます。
- 「処理済み」 — 支払いが終わった請求書です。「完了する」で処理済みにした請求書は「完了」、FlexPay Directで支払った請求書は「支払い済み」と表示されます。
よくある質問
Q: サイドメニューに「請求書支払い」が表示されません
A: 「従業員」の権限では、請求書支払いを使えません。権限の変更は、会社の管理者か取引責任者に依頼してください。権限ごとにできることは、権限の種類と操作できる範囲を確認してください。