FlexPayの経費精算は、従業員が立て替えた経費の登録から承認、支払い処理、仕訳CSVの出力までを管理する機能です。領収書などの証憑をもとに経費を登録し、社内の承認フローに沿って確認・処理できます。
特徴
- 経費をまとめて管理 — 税理士・会計士、管理者などは、登録された経費を「すべての経費」タブで確認できます。
- 自分の経費を確認 — 自分が登録した経費は「自分の経費」タブで確認できます。
- 領収書の読み取り — 領収書をアップロードすると、OCRにより金額や日付などが自動入力されます。
- 承認状況をステータスで確認 — 経費の状態は「下書き」「差し戻し」「承認待ち」「支払い処理中」「支払い済み」「支払い失敗」などのステータスで確認できます。
- 操作履歴の確認 — 申請、承認、差し戻し、内容編集などの操作について、いつ誰が行ったかを履歴で確認できます。
- 会計処理に利用 — freee会計、MoneyForwardクラウド会計で利用する仕訳CSVを出力できます。
仕組み
経費精算は、以下の流れで進みます。
- 経費を登録する — 領収書などの証憑をもとに、経費の内容を登録します。
- 内容を確認して申請する — 金額、日付、支払先、証憑などを確認し、承認申請します。
- 承認者が確認する — 承認者が申請内容を確認し、承認または差し戻しを行います。
- 支払い処理を進める — 承認された経費は、支払い処理の対象になります。
- 会計処理に利用する — 必要に応じて、freee会計、MoneyForwardクラウド会計で利用する仕訳CSVを出力します。
ステータスの流れ
経費は以下のステータスで管理されます。
- 下書き — 経費を作成中の状態です。内容を確認して申請します。
- 承認待ち — 承認申請後、承認者の確認を待っている状態です。
- 差し戻し — 承認者から差し戻された状態です。内容を修正して再申請します。
- 支払い処理中 — 承認後、支払い処理が進んでいる状態です。
- 支払い済み — 支払い処理が完了した状態です。
- 支払い失敗 — 支払い処理に失敗した状態です。内容や支払い状況を確認します。
アップロード方法
経費精算では、領収書などの証憑をアップロードして経費を登録します。アップロードした証憑をもとに、金額、日付、支払い先などの内容を確認し、必要に応じて修正してから申請します。
領収書ファイルは、PDF、PNG、JPG、JPEG、HEICに対応しています。1ファイルあたり最大30MB、PDFは1ファイルあたり10ページまでアップロードできます。
領収書以外の添付書類も、PDF、PNG、JPG、JPEG、HEICに対応しています。1ファイルあたり最大30MB、PDFは1ファイルあたり10ページまで、ファイル数は5件までアップロードできます。
対応している会計ソフト
経費精算では、以下の会計ソフトで利用する仕訳CSVの出力に対応しています。初期運用では、会計ソフトへのAPI自動連携は行いません。
- freee会計 — CSV出力で連携
- MoneyForwardクラウド会計 — CSV出力で連携
会計ソフトとの連携は、画面左側の「設定」メニューから「会計ソフト連携」で設定できます。
ご利用条件
- 必要な権限 — すべてのロール（税理士・会計士、管理者、従業員）で経費精算画面にアクセスできます。
税理士・会計士、管理者は従業員が申請した経費にもアクセスできます。従業員は自分が申請した経費のみアクセスできます。
税理士・会計士、管理者は、自分以外のメンバーを申請者として経費を登録できます。従業員は自分以外のメンバーを申請者に選択できません。
ただし、承認操作には承認フローで指定された承認者の権限が必要です。