FlexPayで経費精算を始めるために必要な設定を説明します。会計ソフト連携・支払い方法の追加・振込先口座の登録・承認フローの設定を行うことで、経費の申請から承認、支払い処理、仕訳CSVの出力まで進められるようになります。
前提条件
- 会計ソフト連携、ほかのメンバーの振込先口座の登録、経費科目の設定は、管理者・経理担当者・取引責任者・税理士 / 会計事務所が行えます。自分の振込先口座は、どの権限でも登録できます
- 承認フローの設定は、管理者と取引責任者が行えます
- 経費の精算金は、FlexPay Directで申請者の口座へ振り込みます。FlexPay Directの申し込みが済んでいないと、経費を承認できません
手順
ステップ1 — 会計ソフト連携を確認する
経費精算では、freee会計またはMoneyForwardクラウド会計で利用する仕訳CSVを出力できます。初期運用では、会計ソフトへのAPI自動連携は行いません。
対応している会計ソフト
- freee会計
- MoneyForwardクラウド会計
設定手順
- サイドメニューの「設定」から「外部サービス連携」を選択します
- 利用する会計ソフトの設定状況を確認します
- 必要に応じて、仕訳CSVの出力に使う設定を確認します
経費科目や税区分を使って仕訳CSVを出力する場合は、会計処理で使う項目を事前に確認しておくと、申請後の確認がスムーズになります。
ステップ2 — FlexPay Directを申し込む
経費の精算金は、FlexPay Direct（りそな銀行の振込代行サービス）を使って、FlexPayから申請者の振込先口座へ振り込みます。FlexPay Directの申し込みが済んでいないと、承認者が支払い方法を選べないため、経費を承認できません。総合振込データの出力や、FlexPay以外での支払いは、経費精算では選べません。
申し込みの流れは、FlexPay Directの申し込み方法を確認してください。
デフォルトの支払い方法が設定されている場合、新しく作成する経費精算に支払い方法が自動で設定されます。支払い方法が未設定の経費でも承認申請はできますが、承認するには支払い方法の選択が必要です。
ステップ3 — 申請者の振込先口座を登録する
経費精算では、申請者に紐づく振込先口座へ精算金額を振り込みます。申請者に振込先口座が登録されていない場合、経費申請はできません。
登録が必要な情報
- 振込先銀行
- 支店
- 口座種別
- 口座番号
- 口座名義
設定手順
- サイドメニューの「設定」から「メンバー管理」を選択します
- 対象メンバーのメニューから「振込先口座を編集」を選択します。口座が未登録の場合も、このメニューから登録します
- 振込先銀行、支店、口座種別、口座番号、口座名義を入力します
- 入力内容を確認して保存します
経費精算の登録画面で申請者に振込先口座が登録されていない場合は、画面上の「振込先口座を登録」ボタンからも登録できます。
ステップ4 — 承認フローを設定する
経費の申請を誰が承認するかを、承認ルールで設定します。承認フローを設定することで、経費の支払い前に上長や経理担当者の確認を経るルールを作れます。
承認フローの仕組み
- 承認ルールごとに、適用条件（経費科目・金額）と承認ステップを設定します。どのルールにも当てはまらない申請には、「デフォルト」のルールが使われます
- 承認ステップは1〜10件設定でき、各ステップに承認者（特定のメンバーまたは権限）を指定します
- 承認ステップのあとに、取引責任者による決済承認が入ります。決済承認では、パスキーによる認証が必要です
承認ルールを追加・編集する手順は、承認フローの設定方法を確認してください。
ステップ5 — 経費科目を確認する
経費精算では、経費科目や税区分を使って仕訳情報を管理します。会計ソフトの設定状況に応じて、経費科目の設定画面で内容を確認できます。
設定手順
- サイドメニューの「設定」から「経費科目」を選択します
- 登録済みの経費科目を確認します
- 必要に応じて、経費科目を追加または編集します
経費科目名を変更した場合、既存の経費精算にも新しい名称が反映されます。勘定科目や税区分を変更しても、既存の経費精算には反映されません。
設定完了後にできること
設定が完了すると、以下の機能が利用できるようになります。
- 経費の登録と申請 — 領収書などの証憑をもとに、経費を登録して承認申請できます
- 振込先口座への精算 — 申請者の振込先口座に対して支払い処理を進められます
- 承認ワークフロー — 承認フローに沿って、申請、承認、最終承認を管理できます
- 仕訳CSVの出力 — freee会計またはMoneyForwardクラウド会計で利用する仕訳CSVを出力できます
よくある質問
Q: 設定の順番は決まっていますか？
A: 上記の順番で進めることを推奨します。特に、支払い方法と申請者の振込先口座は、申請・承認を進める前に確認してください。
Q: 振込先口座が未登録でも経費申請できますか？
A: いいえ。申請者に振込先口座が登録されていない場合、経費申請はできません。振込先口座を登録してから申請してください。
Q: 支払い方法が未設定でも経費申請できますか？
A: はい、経費申請はできます。ただし、承認時に支払い方法の選択が必要です。FlexPay Directの申し込みが済んでいない場合は承認できないため、先に申し込みを済ませてから承認を進めてください。
Q: 承認フローを変更すると、申請済みの経費にも反映されますか？
A: 申請済みの経費には、申請時点の承認フローが使われます。新しく申請する経費と、差し戻し後に再申請する経費には、変更後の承認フローが使われます。