FlexPayで経費精算を始めるために必要な設定を説明します。会計ソフト連携・支払い方法の追加・振込先口座の登録・承認フローの設定を行うことで、経費の申請から承認、支払い処理、仕訳CSVの出力まで進められるようになります。
前提条件
- 経費精算画面には、すべてのロール（税理士・会計士、管理者、従業員）でアクセスできます
- 設定内容によって、必要な権限が異なります
- すべての設定は、画面左側の 設定 メニューからアクセスできます
手順
ステップ1 — 会計ソフト連携を確認する
経費精算では、freee会計またはMoneyForwardクラウド会計で利用する仕訳CSVを出力できます。初期運用では、会計ソフトへのAPI自動連携は行いません。
対応している会計ソフト
- freee会計
- MoneyForwardクラウド会計
設定手順
- 画面左側の 設定 メニューから 「会計ソフト連携」 を選択します
- 利用する会計ソフトの設定状況を確認します
- 必要に応じて、仕訳CSVの出力に使う設定を確認します
経費科目や税区分を使って仕訳CSVを出力する場合は、会計処理で使う項目を事前に確認しておくと、申請後の確認がスムーズになります。
ステップ2 — 支払い方法を追加する
経費精算の支払い処理を行うために、支払い方法を登録します。支払い方法が一つも設定されていない場合、承認者が支払い方法を選択できないため、経費を承認できません。
設定手順
- 画面左側の 設定 メニューから 「支払い方法」 を選択します
- 「支払い方法を追加」 ボタンをクリックします
- 追加したい支払い方法を選択します
- 画面の案内に従って必要な情報を入力します
デフォルトの支払い方法が設定されている場合、新しく作成する経費精算に支払い方法が自動で設定されます。支払い方法が未設定の経費でも承認申請はできますが、承認するには支払い方法の選択が必要です。
ステップ3 — 申請者の振込先口座を登録する
経費精算では、申請者に紐づく振込先口座へ精算金額を振り込みます。申請者に振込先口座が登録されていない場合、経費申請はできません。
登録が必要な情報
- 振込先銀行
- 支店
- 口座種別
- 口座番号
- 口座名義
設定手順
- 画面左側の 設定 メニューから 「メンバー管理」 を選択します
- 対象メンバーのメニューから、振込先口座の登録または編集を開きます
- 振込先銀行、支店、口座種別、口座番号、口座名義を入力します
- 入力内容を確認して保存します
経費精算の登録画面で申請者に振込先口座が登録されていない場合は、画面上の 「振込先口座を登録」 ボタンからも登録できます。
ステップ4 — 承認フローを設定する
経費精算の申請時に、特定の承認者を指定する承認フローを設定します。承認フローを設定することで、経費の支払い前に上長や経理担当者の確認を経るルールを作れます。
承認フローの仕組み
- 承認ステップは最大10件まで設定できます
- 各ステップに承認者（特定のユーザーまたはロール）を割り当てます
- 決済承認者は、取引責任者のみ設定できます
- 最終承認では、パスキー認証が必要です
設定手順
- 画面左側の 設定 メニューから 「承認フロー」 を選択します
- 経費精算 の承認フローを開きます
- 承認ステップを追加し、各ステップに承認者を割り当てます
- 決済承認者を設定します
- 「設定を保存する」 ボタンをクリックします
支払い方法が未設定の経費精算は、承認時に支払い方法の選択が必要です。有効な支払い方法がない場合は承認できないため、先に支払い方法を追加してから承認を進めます。
ステップ5 — 経費科目を確認する
経費精算では、経費科目や税区分を使って仕訳情報を管理します。会計ソフトの設定状況に応じて、経費科目の設定画面で内容を確認できます。
設定手順
- 画面左側の 設定 メニューから 「経費科目」 を選択します
- 登録済みの経費科目を確認します
- 必要に応じて、経費科目を追加または編集します
経費科目名を変更した場合、既存の経費精算にも新しい名称が反映されます。勘定科目や税区分を変更しても、既存の経費精算には反映されません。
設定完了後にできること
設定が完了すると、以下の機能が利用できるようになります。
- 経費の登録と申請 — 領収書などの証憑をもとに、経費を登録して承認申請できます
- 振込先口座への精算 — 申請者の振込先口座に対して支払い処理を進められます
- 承認ワークフロー — 承認フローに沿って、申請、承認、最終承認を管理できます
- 仕訳CSVの出力 — freee会計またはMoneyForwardクラウド会計で利用する仕訳CSVを出力できます
よくある質問
Q: 設定の順番は決まっていますか？
A: 上記の順番で進めることを推奨します。特に、支払い方法と申請者の振込先口座は、申請・承認を進める前に確認してください。
Q: 振込先口座が未登録でも経費申請できますか？
A: いいえ。申請者に振込先口座が登録されていない場合、経費申請はできません。振込先口座を登録してから申請してください。
Q: 支払い方法が未設定でも経費申請できますか？
A: はい、経費申請はできます。ただし、承認時に支払い方法の選択が必要です。有効な支払い方法が一つもない場合は承認できないため、支払い方法を追加してから承認を進めてください。
Q: 承認フローを変更すると、申請済みの経費にも反映されますか？
A: 申請済みの経費には、申請時点の承認フローが使われます。新しく申請する経費には、変更後の承認フローが使われます。