FlexPayでは、領収書などの証憑をもとに経費を登録し、内容の確認・承認を経て、支払い処理や仕訳CSVの出力まで一連の流れで管理できます。この記事では、経費精算業務の全体フローを説明します。
全体の流れ
- 経費を登録する — 領収書をアップロードするか、内容を手入力して経費を作成します。
- 内容を確認・申請する — 支払い先、精算金額、発行日、摘要、経費科目、税区分などを確認して申請します。
- 承認申請・承認する — 承認者が内容を確認し、承認または差し戻しを行います。
- 支払い処理・会計連携を行う — 承認された経費の支払い処理を進め、必要に応じて仕訳CSVを出力します。
ステップ1 — 経費を登録する
経費は「経費精算」画面から登録します。登録方法は、領収書をアップロードして作成する方法と、領収書をアップロードせずに内容を入力する方法があります。
領収書を一括アップロードする
複数の領収書をまとめてアップロードする方法です。
- 「経費精算」画面で「領収書を一括アップロード」をクリックします。
- 領収書ファイルを選択するか、アップロードエリアにドラッグ&ドロップします。
- アップロードが完了すると、OCRによる読み取りが始まります。
- 読み取り結果をもとに、経費が一覧に追加されます。
領収書ファイルは、PDF、PNG、JPG、JPEG、HEICに対応しています。1ファイルあたり最大30MB、PDFは1ファイルあたり10ページまでアップロードできます。
経費申請を追加する
1件ずつ経費を登録する方法です。
- 「経費精算」画面で「経費申請を追加」をクリックします。
- 経費精算登録画面が開きます。
- 必要に応じて領収書をアップロードします。
- 支払い先、精算金額、発行日、摘要などを入力します。
領収書をアップロードした場合、OCRによって金額や日付などが自動入力されます。摘要は経費の利用目的を明確にするための必須項目です。経費科目と税区分は自動では推測されないため、内容を確認して選択します。
ステップ2 — 内容を確認・申請する
登録した経費は、申請前に内容を確認します。
確認する項目
経費精算登録画面では、主に以下の内容を確認します。
- 申請者 — 経費を申請するユーザーです。
- 支払い先 — 経費の支払い先です。
- 精算金額 — 精算する金額です。
- 発行日 — 領収書などの発行日です。
- 摘要 — 経費の利用目的が分かるように入力します。摘要は申請時の必須項目です。
- 振込先口座 — 申請者に紐づく振込先口座です。
- 支払い方法 — 支払いに使用する方法です。
- 経費科目・税区分 — 会計処理に利用する項目です。
会計士、管理者、取引責任者、代表者は、自分以外のメンバーを申請者として選択できます。従業員の場合は、自分が申請者として選択され、自分以外のメンバーは選択できません。
保存と承認申請
- 編集中の内容を保存する場合は、下書きとして保存します。下書き保存では、入力内容の不足があっても保存できます。
- 内容に問題がなければ、経費申請を行います。申請時には入力内容のチェックが行われ、不足がある場合は申請できません。
申請者に振込先口座が登録されていない場合は、承認申請できません。振込先口座を登録してから申請します。
ステップ3 — 承認申請・承認する
承認申請された経費は、承認者の確認待ちになります。承認者は内容を確認し、問題がなければ承認します。修正が必要な場合は差し戻します。
承認する
- 「経費精算」画面で「すべての経費」を開きます。
- 承認対象の経費を確認します。
- 行メニューまたは承認ボタンから「経費申請を承認」を選択します。
- 内容に問題がなければ承認します。
最終承認では、パスキー認証が必要です。最終承認が完了すると、支払い処理へ進める状態になります。
申請、承認、差し戻し、内容編集などの操作は履歴として記録されます。経費の詳細画面で、いつ誰が操作したかを確認できます。
差し戻す
内容に修正が必要な場合は、差し戻しを行います。
- 承認対象の経費を確認します。
- 行メニューから「経費申請を差し戻し」を選択します。
- 必要に応じて差し戻し理由を入力します。
- 「差し戻す」をクリックします。
差し戻された経費は、内容を修正して再度申請できます。
申請をキャンセルする
承認待ちの経費は、承認が進む前であれば申請をキャンセルできます。申請をキャンセルすると、経費は下書きの状態に戻ります。
ステップ4 — 支払い処理・会計連携を行う
最終承認された経費は、支払い処理の対象になります。
支払い処理を進める
承認が完了した経費は、支払い予約後に支払い処理へ進みます。支払い処理の状態は、支払い予約中、支払い処理中、支払い済み、支払い失敗などのステータスで確認できます。
支払い予約に失敗した場合や支払いに失敗した場合は、内容を確認して再度支払い予約を行います。必要に応じて、支払いを差し戻すこともできます。
仕訳CSVを出力する
初期運用では、freee会計やMoneyForwardクラウド会計へのAPI自動連携は行いません。会計処理に利用する仕訳は、CSVで出力します。
- 「すべての経費」タブで、出力対象の経費を選択します。
- 「仕訳をダウンロード」または「費用計上仕訳を出力」をクリックします。
- 出力したCSVを会計ソフト側で取り込みます。
ステータスの流れ
経費は以下のステータスで管理されます。
- 下書き — 経費を作成中、または申請をキャンセルした状態です。内容を編集して申請できます。
- 承認待ち — 承認申請後、承認者の確認を待っている状態です。
- 差し戻し — 承認者から差し戻された状態です。内容を修正して再申請できます。
- 支払い処理中 — 承認後、支払い処理が進んでいる状態です。
- 支払い済み — 支払い処理が完了した状態です。
- 支払い失敗 — 支払い処理に失敗した状態です。内容や支払い状況を確認し、必要に応じて再度処理します。
よくある質問
Q: 領収書をアップロードせずに経費を登録できますか？
A: はい。領収書をアップロードせずに、経費の内容を手入力して登録できます。
Q: アップロードできる領収書のファイル形式は何ですか？
A: PDF、PNG、JPG、JPEG、HEICに対応しています。1ファイルあたり最大30MB、PDFは1ファイルあたり10ページまでアップロードできます。
Q: 領収書をアップロードすると、経費科目や税区分も自動入力されますか？
A: いいえ。OCRで自動入力されるのは金額や日付などです。経費科目と税区分は内容を確認して選択してください。
Q: 仕訳は会計ソフトへ自動連携されますか？
A: 初期運用では、freee会計やMoneyForwardクラウド会計へのAPI自動連携は行いません。仕訳はCSVで出力して利用します。