FlexPayに領収書をアップロードして、経費精算を登録する方法を説明します。アップロードした領収書はOCRが内容を読み取り、金額や日付などが自動入力されます。
前提条件
- FlexPayにログイン済みであること
- 経費申請する申請者に振込先口座が登録されていること
アップロード方法の種類
FlexPayでは、2つの方法で領収書をアップロードできます。
一括アップロード
複数の領収書ファイルをまとめてアップロードする方法です。複数の経費を効率的に取り込めます。
- 最大50ファイルを同時にアップロードできます
- アップロード後、OCRが内容を読み取ります
- 読み取り結果をもとに、経費が一覧に追加されます
都度アップロード（経費申請を追加）
経費の内容を入力しながら、1件ずつ領収書をアップロードする方法です。
- 領収書ファイルがない場合でも、手入力で経費を登録できます
- アップロードと同時に内容の確認・修正が行えます
- その他添付書類も追加できます
対応ファイル形式
領収書ファイルは、以下の形式に対応しています。
- PDF — 1ファイルあたり最大10ページまで
- PNG
- JPG
- JPEG
- HEIC
1ファイルあたりの最大サイズは30MBです。一括アップロードでは最大50ファイルまで選択できます。
手順 — 一括アップロード
ステップ1 — アップロードダイアログを開く
- 画面左側の 「経費精算」 メニューをクリックします
- 「領収書を一括アップロード」 ボタンをクリックします
「領収書をアップロード」 ダイアログが表示されます。
ステップ2 — ファイルをアップロードする
以下のいずれかの方法でファイルをアップロードします。
- ドラッグ&ドロップ — 領収書ファイルをアップロードエリアにドラッグ&ドロップします
- クリック選択 — アップロードエリアをクリックしてファイルを選択します
複数のファイルを選択して、まとめてアップロードできます。
ステップ3 — アップロード内容を確認する
アップロードしたファイル名が一覧に表示されます。
- ファイル名と件数を確認します
- 不要なファイルがある場合は削除します
- 「アップロード」 ボタンをクリックします
アップロードが完了すると、OCRによる読み取りが始まります。
ステップ4 — 読み取り結果を確認する
アップロード後、経費精算の一覧に経費が追加されます。
- 「自分の経費」 タブを確認します
- 追加された経費の内容を確認します
- 必要に応じて、経費を編集して不足している項目を入力します
「すべての経費」タブで一括アップロードした場合、アップロード後は「自分の経費」タブで一覧を確認します。
手順 — 都度アップロード（経費申請を追加）
ステップ1 — 経費精算登録画面を開く
- 画面左側の 「経費精算」 メニューをクリックします
- 「経費申請を追加」 ボタンをクリックします
経費精算登録画面が表示されます。
ステップ2 — 領収書ファイルをアップロードする
画面の領収書アップロードエリアに、領収書ファイルをドラッグ&ドロップするか、クリックして選択します。
- アップロードすると、OCRが自動的に内容を読み取ります
- 読み取り中は、領収書の上に読み取り中の表示が出ます
- 領収書ファイルがない場合は、アップロードせずに手入力で登録できます
ステップ3 — 経費情報を確認・入力する
OCRの読み取り結果を確認し、必要に応じて修正・追加入力します。
基本情報
- 申請者 — 経費を申請するユーザーです
- 支払い先 — 経費の支払い先を入力します
- 精算金額 — 精算する金額を入力します
- 発行日 — 領収書などの発行日を入力します
- 摘要 — 経費の利用目的が分かるように入力します。摘要は申請時の必須項目です
支払い情報
- 振込先口座 — 申請者に紐づく振込先口座です
- 支払い方法 — 支払いに使用する方法です
申請者に振込先口座が登録されていない場合は、経費申請できません。画面に表示される 「振込先口座を登録」 ボタンから振込先口座を登録してください。
仕訳情報
会計ソフト連携の設定状況に応じて、経費科目や税区分を入力します。
- 経費科目
- 税区分
- 適格請求書等
- 適格事業者登録番号
OCRで自動入力されるのは金額や日付などです。経費科目や税区分はOCRでは推測されないため、内容を確認して選択してください。
ステップ4 — その他添付書類を追加する
必要に応じて、領収書以外の書類を添付できます。
- 対応形式はPDF、PNG、JPG、JPEG、HEICです
- 1ファイルあたり最大30MBです
- PDFは1ファイルあたり最大10ページまでです
- 最大5ファイルまで添付できます
ステップ5 — 保存または承認申請する
入力が完了したら、以下のいずれかを選択します。
- 「保存して閉じる」 — 下書きとして保存します。後から編集・承認申請できます
- 「経費申請する」 — 内容に問題がなければ、承認者に申請します。ステータスが 承認待ち に変わります
下書き保存では、入力内容の不足があっても保存できます。経費申請する場合は、摘要を含む必要項目の入力チェックが行われます。
アップロード後の編集
アップロードした経費は、一覧から編集できます。
- 「経費精算」 画面で、編集したい経費を探します
- 行メニューから 「経費申請を編集」 を選択します
- OCRの読み取り結果を確認し、必要に応じて修正します
- 「保存して閉じる」 または 「経費申請する」 をクリックします
差し戻された経費も、内容を修正して再度申請できます。
OCRの読み取りについて
自動で読み取られる項目
OCRは、領収書から金額や日付などを読み取り、入力欄に反映します。
読み取り結果の確認ポイント
OCRの読み取り結果は、申請前に必ず確認してください。
- 精算金額 — 領収書の金額と一致しているか確認します
- 発行日 — 領収書の日付と一致しているか確認します
- 支払い先 — 支払い先名に誤りがないか確認します
- 摘要 — 経費の利用目的として分かりやすい内容になっているか確認します
- 経費科目・税区分 — 経費の内容に合う項目が選択されているか確認します
経費科目と税区分はOCRでは推測されません。経費の内容に合わせて手動で選択してください。
よくある質問
Q: 一度にアップロードできるファイル数に上限はありますか？
A: はい。一括アップロードでは最大50ファイルまで同時にアップロードできます。
Q: アップロードできるファイルサイズの上限は？
A: 1ファイルあたり最大30MBです。PDFの場合は最大10ページまで対応しています。
Q: 領収書をアップロードせずに経費を登録できますか？
A: はい。「経費申請を追加」 から経費精算登録画面を開き、領収書をアップロードせずに手入力で登録できます。
Q: OCRの読み取り結果が間違っている場合はどうすればよいですか？
A: 編集画面で手動で修正できます。修正した内容で保存または承認申請してください。
Q: 領収書をアップロードすると、経費科目や税区分も自動入力されますか？
A: いいえ。OCRで自動入力されるのは金額や日付などです。経費科目と税区分は内容を確認して選択してください。
Q: 申請者の振込先口座が未登録でも経費申請できますか？
A: いいえ。申請者に振込先口座が登録されていない場合、経費申請はできません。振込先口座を登録してから申請してください。