経費申請後に行う、承認・差し戻し・支払い処理・費用計上仕訳の出力方法を説明します。これらの操作は、主に 「すべての経費」 タブで行います。
前提条件
- 承認・差し戻しは、承認フローで承認者として設定されているメンバーのみ操作できます
- 最終承認では、承認フローで指定された承認者がパスキーを入力する必要があります
- 支払い処理に進むには、有効な支払い方法が設定されている必要があります
- 費用計上仕訳を出力するには、会計ソフト連携の設定が必要です
有効な支払い方法が設定されていない場合、承認操作はできません。承認する前に、設定 メニューの 「支払い方法」 で利用可能な支払い方法を追加してください。
「すべての経費」タブの概要
「すべての経費」 タブでは、従業員が申請した経費を確認し、承認・差し戻し・支払い処理・データ出力を行えます。
このタブでは、主に以下の状態の経費を扱います。
- 承認待ち — 申請後、承認者の確認を待っている状態です
- 差し戻し — 承認者が申請者に修正を依頼した状態です
- 支払い処理中 — 最終承認後、支払い処理が進んでいる状態です
- 支払い済み — 支払いが完了した状態です
- 支払い失敗 — 支払い処理に失敗し、確認や再処理が必要な状態です
従業員は、原則として自分が申請した経費を 「自分の経費」 タブで確認します。管理者や税理士・会計士は、権限に応じて 「すべての経費」 タブから従業員の申請を確認できます。
経費の詳細を確認する
- 画面左側の 「経費精算」 メニューをクリックします
- 「すべての経費」 タブを開きます
- 確認したい経費の行メニューを開きます
- 「経費申請を表示」 をクリックします
経費申請の詳細画面では、申請内容、領収書、振込先口座、支払い方法、承認状況を確認できます。
申請、承認、差し戻し、内容編集などの操作は履歴として記録されます。詳細画面では、操作日時、操作したメンバー、操作内容を確認できます。
承認前に内容を修正する必要がある場合は、行メニューの 「経費申請を編集」 から編集します。承認者が編集できる項目は、権限や経費の状態によって異なります。
承認する
承認待ちの経費を確認し、内容に問題がなければ承認します。
個別に承認する
- 「すべての経費」 タブで、承認したい経費の行メニューを開きます
- 「経費申請を承認」 をクリックします
- 内容を確認します
- 必要に応じて、経費科目や支払い方法などを確認・修正します
- 「承認する」 をクリックします
承認が完了すると、次の承認ステップに進みます。すべての承認ステップが完了すると、支払い処理に進みます。
最終承認の場合は、パスキー入力が必要です。画面の案内に従ってパスキーを入力し、承認を完了してください。
一括で承認する
複数の経費をまとめて承認できます。
- 「すべての経費」 タブで、承認したい経費のチェックボックスにチェックを入れます
- 画面下部に表示される一括操作メニューを開きます
- 「申請を承認する」 をクリックします
- 内容を確認し、承認を実行します
一括承認は、選択した経費がすべて承認待ちで、現在のユーザーが承認者として指定されている場合に利用できます。最終承認が含まれる場合や、利用可能な支払い方法が未設定の経費が含まれる場合は、一括承認できません。
差し戻す
内容に修正が必要な場合は、経費申請を差し戻します。差し戻された経費は、申請者が内容を修正して再申請できます。
個別に差し戻す
- 「すべての経費」 タブで、差し戻したい経費の行メニューを開きます
- 「経費申請を差し戻し」 をクリックします
- 差し戻し理由を入力します
- 「差し戻す」 をクリックします
差し戻し理由を入力しておくと、申請者が修正内容を把握しやすくなります。
一括で差し戻す
- 「すべての経費」 タブで、差し戻したい経費のチェックボックスにチェックを入れます
- 画面下部に表示される一括操作メニューを開きます
- 「差し戻す」 をクリックします
- 差し戻し理由を入力します
- 「差し戻す」 をクリックします
一括差し戻しは、選択した経費が差し戻し可能な状態で、現在のユーザーに差し戻し権限がある場合に利用できます。
支払い処理を進める
最終承認が完了すると、経費は支払い処理に進みます。支払い予定日は、原則として最終承認日の翌日です。翌日が土日祝日の場合は、翌営業日になります。
支払い予約する
支払い予約が必要な状態の経費は、行メニューから支払い予約できます。
- 「すべての経費」 タブで、支払い予約したい経費の行メニューを開きます
- 「支払い予約する」 をクリックします
- 内容を確認します
- 「支払い予約する」 をクリックします
支払い予約が完了すると、支払い処理が進みます。
支払い予約をキャンセルする
支払い予約後に処理を止める必要がある場合は、支払い予約をキャンセルします。
- 「すべての経費」 タブで、対象の経費の行メニューを開きます
- 「支払い予約をキャンセル」 をクリックします
- 内容を確認します
- 「キャンセルする」 をクリックします
キャンセル後に再度支払いを進める場合は、内容を確認して支払い予約をやり直します。
支払いを差し戻す
支払い失敗などで申請内容の確認が必要な場合は、支払いを差し戻します。
- 「すべての経費」 タブで、対象の経費の行メニューを開きます
- 「支払いを差し戻す」 をクリックします
- 差し戻し理由を入力します
- 「差し戻す」 をクリックします
差し戻された経費は、申請者または担当者が内容を確認し、必要に応じて修正します。
データを出力する
経費精算では、費用計上仕訳をCSVファイルで出力できます。初期運用では、freee会計、MoneyForwardクラウド会計へのAPI自動連携は行いません。
費用計上仕訳を出力する
- 「すべての経費」 タブで、出力したい経費のチェックボックスにチェックを入れます
- 画面下部に表示される一括操作メニューを開きます
- 「費用計上仕訳を出力」 をクリックします
- 出力内容を確認します
- CSVファイルをダウンロードします
費用計上仕訳の出力は、会計ソフト連携が設定されている場合に利用できます。対象外の経費が含まれている場合や、出力に必要な情報が不足している場合は、出力できません。
完了後に確認すること
- 承認した経費が、次の承認ステップまたは支払い処理に進んでいること
- 差し戻した経費が、申請者が修正できる状態になっていること
- 支払い処理中の経費が、支払い予定日や処理状況に応じた状態になっていること
- 費用計上仕訳のCSVファイルがダウンロードできていること
- 必要に応じて、申請、承認、差し戻し、内容編集などの操作履歴を確認できること
ステータスの流れ
この記事で説明した操作に関連する主なステータスの流れです。
- 承認待ち → 承認 → 支払い処理中 → 支払い済み
- 承認待ち → 差し戻し → 差し戻し
- 支払い処理中 → 支払い失敗 → 支払い失敗
- 支払い失敗 → 支払い予約のやり直し → 支払い処理中
- 支払い失敗 → 支払いを差し戻す → 差し戻し
うまくいかない場合
- 承認ボタンが押せない — 現在のユーザーが承認者に指定されているか確認してください。利用可能な支払い方法が未設定の場合も承認できません。
- 一括承認できない — 選択した経費に、承認待ち以外の経費、最終承認が必要な経費、支払い方法が未設定の経費が含まれていないか確認してください。
- 費用計上仕訳を出力できない — 会計ソフト連携が設定されているか、選択した経費が出力対象の状態か確認してください。
- 支払い処理が進まない — 支払い失敗や支払い予約失敗の状態になっていないか確認してください。必要に応じて、支払い予約のやり直しまたは差し戻しを行ってください。