アップロードした請求書は、AI-OCRが取引先・支払い金額・支払い日・振込先口座などを読み取って入力します。読み取った内容を確認し、違っているところを直してから承認申請します。
入力画面の開き方
「下書き」タブで各行の「編集」をクリックして開きます。
行をクリックして開く詳細画面の「編集する」からも開けます。
都度アップロードでは、請求書のファイルを選んだ画面で、そのまま読み取った内容を確認します。
確認する項目
入力画面の左に請求書、右に読み取った内容が表示されます。赤枠の項目を、請求書と見比べて確認します。
取引先
AI-OCRは、請求書に書かれた社名をもとに、登録済みの取引先から選びます。違う取引先が選ばれていたら、選び直してください。
支払い金額と支払い日
支払い金額と支払い日を確認し、違っていれば直します。
支払い日の年や月が大きくずれている場合は、カレンダーを開いた状態で、Shiftキーを押しながらPage Downを押すと1年先へ、Page Upを押すと1年前へ移動できます。Shiftキーを押さずにPage Down・Page Upを押すと、1か月ずつ移動します。Macのキーボードでは、fnキーを押しながら↓・↑を押すと、Page Down・Page Upになります。日付を数字で直接入力することはできません。
振込先口座
取引先を選ぶと、取引先に登録した振込先口座が入ります。銀行と支店は、名前のほか、銀行コード・支店コードでも検索できます。
取引先に登録した口座と、AI-OCRが請求書から読み取った口座が違う場合などは、「2件の候補」のように振込先の候補が表示されます。候補ごとの「適用する」で切り替えられます。取引先に登録した口座とは別の口座に振り込む場合は、この請求書の振込先だけを変更できます。欄の下に「取引先マスタは「…」が設定されています」と表示されますが、取引先の登録内容は変わりません。
入力のルールが決まっている項目は、次のとおりです。
- 口座番号 — 7桁の半角数字
- 口座名義 — カナ、英数字、記号で入力します。半角30文字を超える部分は、振込データに反映されません
- 適格事業者登録番号 — T＋13桁
- 請求書番号・内部メモ — どちらも任意です。請求書番号は16文字まで、内部メモは40文字まで入力できます
仕訳
会計ソフトと連携している場合は、仕訳（取引日・勘定科目・税区分・金額）も入力します。freee会計・MoneyForwardクラウド会計と連携している場合は、AI-OCRが勘定科目と税区分を推測して入力するので、確認して必要なら直します。その他の会計ソフト（汎用CSV連携）では、仕訳は手入力します。
保存と承認申請
確認が終わったら、「保存して閉じる」で下書きとして保存するか、「承認申請する」で承認者に申請します。申請するとステータスが「承認待ち」になり、請求書は「処理中」タブに移ります。差し戻された請求書は「下書き」タブに戻るので、内容を直してから、もう一度申請してください。
よくある質問
Q: 下書きの請求書の支払い日を、まとめて変更できますか？
A: はい。「下書き」タブで請求書を選び、「一括操作」の「支払日の更新」で変更できます。会計ソフトと連携している場合は、「取引日・支払日の更新」で取引日もあわせて変更できます。
Q: プレビューの請求書が横向きで読みにくい場合は？
A: 入力画面のプレビューの下にある「反時計回りに回転」で、向きを変えられます。変わるのは表示だけで、ファイルそのものは変わりません。