承認フローの設定方法

承認ルールを追加・編集・並び替え・削除して、承認フローを設定する方法を説明します。承認ルールの考え方や、承認者に指定できる人は、承認フローとはを確認してください。

操作できる人

法人の「管理者」「取引責任者」が操作できます。そのほかの権限のメンバーは、設定内容を確認できますが、変更はできません（従業員が確認できるのは経費精算のルールだけです）。

承認ルールを追加する

1. 「設定」から「承認フロー」を開きます。
2. 「請求書支払い」または「経費精算」のタブを選び、「承認ルールを追加」を選択します。
3. 「ルール名」を入力します。
4. 「適用条件」で「条件を追加」を選択し、条件を指定します。
5. 「承認ステップ」で承認者を選びます。ステップを増やす場合は「承認ステップを追加」を選択します。
6. 「設定を保存する」を選択します。

保存すると、承認ルールの一覧に戻ります。追加したルールは、デフォルトのルールのすぐ上に並びます。必要に応じて並び順を変更してください。

入力のルール

• ルール名は必須で、ほかのルールと同じ名前は使えません。
• 適用条件は1件以上必要です。請求書支払いでは取引先と金額、経費精算では経費科目と金額を指定できます。取引先や経費科目を複数選んだ場合は、そのいずれかに当てはまれば対象になります。金額は、指定した金額以下の申請が対象です。
• ほかのルールと適用条件がまったく同じ場合は保存できません。条件の一部が重なる場合は注意が表示されます。両方に当てはまる申請には、並び順が上のルールが使われます。
• 承認ステップは10件まで設定できます。1つのステップに複数の承認者を指定した場合は、そのうち誰か1人が承認すれば次のステップに進みます。
• 請求書支払いでは、承認ステップをすべて削除すると、申請と同時に承認済みになります。ただし、決済承認のステップがある場合は、取引責任者の決済承認が必要です。経費精算では、承認ステップを1件以上設定する必要があります。
• 「決済承認者」の欄が表示されている場合は、取引責任者を選んでください。取引責任者以外は設定できません。
• 承認ルールは、請求書支払いと経費精算のそれぞれで、デフォルトのルールを含めて50件まで登録できます。

承認ルールを編集する

1. 承認ルールの一覧で、対象のルールを選択します。
2. 表示された画面で「承認フローを編集」を選択します。
3. 内容を変更し、「設定を保存する」を選択します。経費精算では確認が表示されるので、「変更する」を選択します。

デフォルトのルールで変更できるのは、承認ステップだけです。

変更後のルールは、これから承認申請する申請に使われます。すでに承認待ちの申請は、変更前のルールのまま承認が進みます。変更後のルールで承認を進めるには、その申請を差し戻してから再度申請します。

承認ルールの並び順を変える

承認申請をすると、並び順の上から適用条件を確認し、最初に当てはまったルールが使われます。

1. 承認ルールの一覧で「並び替え」を選択します。
2. ルールをドラッグして並び順を変え、「保存する」を選択します。

「並び替え」は、デフォルト以外のルールが2件以上あるときに表示されます。デフォルトのルールは常に一番下にあり、動かせません。

承認ルールを削除する

1. 承認ルールの一覧で、対象のルールの削除のアイコンを選択します。
2. 確認が表示されたら、「削除する」を選択します。

デフォルトのルールは削除できません。ルールを削除しても、すでに承認待ちの申請には影響しません。

承認者に指定したメンバーを削除した場合

承認ルールには「削除されたユーザー」と表示されます。そのルールを編集するときは、「削除されたユーザー」の選択を外してから保存してください。

請求書支払いで、承認待ちの申請の現在のステップが、個人で指定した承認者だけで構成されていて、その全員が削除されている場合は、そのままでは承認が進みません。管理者か取引責任者がその申請を差し戻し、再度申請してください。再申請すると、その時点の承認ルールで承認が進みます。