承認フローは、請求書の支払いや経費精算の申請を、誰がどの順番で承認するかを決める仕組みです。申請の内容に応じて承認者が決まり、決められた順番で承認が進みます。
承認ルール
承認フローは、承認ルールを組み合わせて設定します。承認ルールは、適用条件と承認ステップでできています。
- 適用条件: どの申請にそのルールを使うかの条件です。請求書支払いでは取引先と金額、経費精算では経費科目と金額を指定できます。1つのルールに複数の条件を指定した場合は、すべての条件に当てはまる申請が対象になります。
- 承認ステップ: 誰が、どの順番で承認するかです。1つのステップに複数の承認者を指定した場合は、そのうち誰か1人が承認すれば次のステップに進みます。
承認ルールは、請求書支払いと経費精算で別々に設定します。
どのルールが使われるか
承認申請をすると、並び順の上から適用条件を確認し、最初に当てはまったルールが使われます。どのルールにも当てはまらない申請には、「デフォルト」のルールが使われます。デフォルトのルールは最初から用意されていて、削除できません。
使われるルールは、承認申請をした時点で決まります。あとで承認ルールを変更しても、すでに承認待ちの申請には反映されません。変更後のルールで承認を進めるには、差し戻してから再度申請します。
承認者に指定できる人
承認者は、権限のまとまりか、メンバー個人で指定します。
- 「代表者、管理者または取引責任者」: 管理者・取引責任者のうち誰か1人が承認できます。
- 「経理担当者」: 経理担当者のうち誰か1人が承認できます。
- 「税理士 / 会計事務所」: 担当している会計事務所のメンバーのうち誰か1人が承認できます。
- メンバー個人: 従業員以外のメンバーを指定できます。経費精算では、請求書支払い担当者も指定できません。
承認できるのは、現在のステップで承認者に指定されている人だけです。管理者であっても、承認者に指定されていない申請は承認できません。
決済承認
FlexPayから支払いを行う機能を利用している場合、承認ルールの最後に「決済承認」のステップがあります。決済承認は、支払いを確定させる最後の承認です。
- 決済承認者に指定できるのは、取引責任者だけです。
- FlexPayから支払う請求書は、決済承認と同時に支払いが予約されます。
- 決済承認には、取引責任者本人のパスキーによる認証が必要です。
請求書支払いでの承認の流れ
- 請求書を登録し、「承認申請する」を選択します。ステータスが「承認待ち」になり、「処理中」に表示されます。
- 各ステップの承認者が、順番に承認します。
- すべてのステップが承認されると、ステータスが「承認済み」になります。
- FlexPayから支払う請求書は、支払いが済むと自動で「処理済み」に移ります。FlexPayの外で支払う請求書は、支払ったあとに「完了する」を選択すると「処理済み」に移ります。
承認者は、修正が必要な申請を差し戻せます。差し戻された請求書はステータスが「差し戻し」になり、「下書き」に戻ります。内容を修正して、再度承認申請してください。
承認の状況を確認する
「処理中」の一覧では、承認待ちの請求書に「あと○人」と表示されます。カーソルを合わせると、まだ承認していない承認者を確認できます。選択すると、請求書の「承認フロー」タブが開きます。
「承認フロー」タブでは、ステップごとの承認者と、承認日時または「未承認」を確認できます。
承認フローを設定できる人
承認ルールを追加・変更できるのは、管理者と取引責任者です。そのほかの権限のメンバーは、設定内容を確認できますが、変更はできません（従業員が確認できるのは経費精算のルールだけです）。設定の手順は、承認フローの設定方法を確認してください。