FlexPay の承認フローを設定する方法を説明します。承認フローを設定すると、請求書の支払い時に特定の承認者を指定し、承認を経てから支払いを進めるルールを作れます。
承認フローとは
承認フローは、請求書の支払い前に社内の承認者による確認を挟む仕組みです。申請者が請求書を承認申請すると、設定した承認ステップに従って順番に承認が進みます。
- 承認ステップ — 最大 10 件まで設定でき、各ステップに承認者を割り当てます
- 決済承認 — 最終的な支払いを承認する決済承認者を設定できます
- 承認者の指定方法 — 特定のメンバー、またはロール（権限）で指定できます
承認フローの設定は任意です。1 人でご利用の場合や、承認なしで支払いを進めたい場合は設定不要です。ただし、承認フローが未設定の場合でも承認申請の操作は必要です。
前提条件
- 管理者 権限が必要です（承認フローの編集には `EDIT_APPROVAL_FLOW` 権限が必要です）
- 承認者として指定するメンバーが、あらかじめ FlexPay に招待・参加済みであること
手順
ステップ1 — 承認フロー設定画面を開く
- 画面左側の 設定 メニューをクリックします
- 承認フロー をクリックします
承認フローの設定画面が表示されます。画面には 請求書支払承認フロー のカードが表示されています。
ステップ2 — 現在の設定を確認する
請求書支払承認フロー のカードをクリックすると、現在設定されている承認フローの詳細がドロワー（右側パネル）で表示されます。
- 各承認ステップの承認者が順番に表示されます
- 決済承認者が設定されている場合は、最終ステップとして表示されます
ステップ3 — 承認フローを編集する
- 請求書支払承認フロー カードの 「編集する」 ボタンをクリックします
- 承認フロー編集画面に遷移します
承認ステップを追加する
- 「承認ステップを追加」 ボタンをクリックします
- 新しいステップが追加されます
- 「承認者」 のドロップダウンから承認者を選択します
承認者は以下の 3 つの方法で指定できます。
- 「代表者、管理者または取引責任者」 — 代表者・管理者・取引責任者のいずれかが承認できます
- 「税理士 / 会計事務所」 — 税理士・会計事務所ロールのメンバーが承認できます
- 特定のメンバー — メンバー名を選択して、特定のユーザーを承認者に指定します
承認ステップは最大 10 件まで設定できます。最低 1 件のステップが必要です。
承認ステップを削除する
不要なステップは、各ステップの削除ボタンをクリックして削除できます。
決済承認者を設定する
決済承認者は、最終的な支払いを承認する担当者です。すべての承認ステップが完了した後、決済承認者が最終承認を行います。
- 「決済承認者」 のドロップダウンから承認者を選択します
- 決済承認者には 取引責任者 または 代表者 のメンバーのみ指定できます
ステップ4 — 設定を保存する
- 承認ステップと決済承認者の設定が完了したら、「設定を保存する」 ボタンをクリックします
- 「承認フローの設定に成功しました。」と表示され、承認フロー設定画面に戻ります
承認フローの動作
承認フローを設定すると、請求書支払いの承認申請時に以下のように動作します。
- 申請者 が請求書の 「承認申請する」 ボタンをクリックします
- ステータスが 承認待ち に変わり、「処理中」 タブに移動します
- 設定した承認ステップの順番に従って、各承認者に承認依頼が届きます
- すべてのステップで承認されると、ステータスが 承認済み に変わります
- 決済承認者が設定されている場合は、最終的な決済承認が行われます
ステータスの流れ
- 下書き → 承認申請 → 承認待ち → 承認 → 承認済み → 完了 → 完了
- 承認待ち → 差し戻し → 差戻し（「下書き」 タブに戻ります）
よくある質問
Q: 承認フローを設定していない場合はどうなりますか？
A: 承認フローが未設定の場合でも、承認申請の操作は必要です。承認フローを設定すると、指定した承認者の確認を経てから支払いを進められるようになります。
Q: 承認フローは後から変更できますか？
A: はい、設定 メニューの 承認フロー からいつでも変更できます。変更後の承認フローは、新しく承認申請された請求書から適用されます。
Q: 承認者に指定したメンバーが退職した場合はどうなりますか？
A: 該当メンバーが削除されると、承認ステップに「削除されたユーザー」と表示されます。承認フローを編集して、新しい承認者に変更してください。
Q: 決済承認者を設定しない場合はどうなりますか？
A: 決済承認者の設定は任意です。設定しない場合、通常の承認ステップのみで承認フローが完了します。
Q: 承認ステップにロールを指定した場合、誰が承認できますか？
A: そのロールに属するメンバー全員が承認できます。例えば「代表者、管理者または取引責任者」を指定した場合、いずれかのロールを持つメンバーが承認を行えます。