紙で受け取った請求書や領収書などをスキャンし、FlexPayに電子保存する方法を説明します。
スキャナ保存では、紙で受け取った書類をスキャンまたは撮影し、保存区分 「スキャン保存」 として管理します。
前提条件
- FlexPayにログイン済みであること
- 紙で受け取った請求書や領収書などをスキャンまたは撮影できること
- 保存対象のファイルが、電子帳簿保存法上のスキャナ保存に該当すること
社内で準備する書類
スキャナ保存を行う場合は、社内での保存責任者、保存対象書類、保存手順、入力期限、確認方法などを定めた書類を備え付けてください。
また、書類の作成・受領後すぐに保存せず、通常の業務処理期間を経過した後に保存する運用を行う場合は、作成・受領から保存までの各事務の処理に関する規程を定める必要があります。
保存日時の考え方
FlexPayでは、スキャナ保存に関係する日時として、主に以下の2つを扱います。
- アップロード日時 — ファイルがFlexPayへアップロードされた日時です
- 電子帳簿保存日時 — 電子帳簿保存として保存が確定した日時です
FlexPayのスキャナ保存では、タイムスタンプを付与する方式ではなく、外部の第三者が提供する時刻情報をもとに記録される保存日時を使います。ファイルアップロード日時や電子帳簿保存日時は、保存後に削除・変更できません。
手順
ステップ1 — 紙の書類をスキャンする
紙で受け取った請求書や領収書をスキャンまたは撮影します。
書類全体が欠けないようにし、文字や金額が読み取れる状態で保存してください。
保存する過程で、画像・PDFの内容を加工しないでください。FlexPayでは、電子帳簿保存後の画像・PDFを差し替え・加工・変更・削除できません。
スキャンまたは撮影するときは、以下の画質要件を満たす状態で読み取ってください。
- 重要書類を保存する場合は、RGB各色256階調相当以上のカラーで読み取ってください
- 一般書類のみを保存する場合は、カラーまたはグレースケールで読み取ることができます
- 200dpi以上に相当する解像度で読み取ってください
- スマートフォンやカメラで撮影した画像など、dpi情報だけで解像度を判断しづらい場合は、書類の大きさと画素数をもとに200dpi相当以上であることを確認してください
- JIS X6933またはISO 12653-3に準拠したスキャナ評価用テストチャートの4ポイント文字が認識できる状態で読み取ってください
重要書類には、請求書、納品書、契約書、領収書などが含まれます。一般書類には、見積書、注文書、検収書などが含まれます。
レシートなど小さい文字を含む書類も、文字や金額が読み取れる状態で保存してください。
FlexPayでは、スキャナ保存した画像について、解像度または画素数、階調、書類の大きさに関する情報を保存し、画面上で確認できます。
ステップ2 — FlexPayにファイルをアップロードする
以下のいずれかの方法でファイルをFlexPayにアップロードします。
- 請求書支払いからアップロードする
- 経費精算からアップロードする
- 電子帳簿保存画面から直接アップロードする
電子帳簿保存画面から直接アップロードする場合は、一括アップロードで複数ファイルをまとめて登録できます。
ステップ3 — 保存区分を確認する
紙の書類をスキャンまたは撮影したファイルは、AI-OCRの判定により保存区分 「スキャン保存」 として管理されます。
電子データとして受け取ったファイルは 「電子取引」 に該当します。ファイルの受け取り方に合った保存区分になっていることを確認してください。
電子帳簿保存前であれば、ファイルの受け取り方に合わせて保存区分を変更できます。電子帳簿保存後は、保存区分を変更できません。請求書支払いや経費精算から保存する場合は、最終承認時に保存区分が確定します。
ステップ4 — 取引情報を入力する
ファイルを検索・確認できるように、取引情報を入力します。
- 発行元
- 取引金額
- 発行日
- 帳票種別
- 取引区分
- 内部メモ
ステップ5 — 保存する
請求書支払いや経費精算から保存する場合は、最終承認によって電子帳簿保存日時が記録されます。
電子帳簿保存画面から直接アップロードした場合は、内容を確認して保存ボタンを押します。保存ボタンを押したタイミングで電子帳簿保存日時が記録されます。
表示・印刷の要件
スキャナ保存を行う場合は、保存したファイルを画面や書面で確認できる状態にしておく必要があります。
ディスプレイ表示の要件
電子帳簿保存画面では、保存したファイルを拡大して表示できます。
スキャナ保存を行う場合は、14インチ以上かつRGB256階調相当以上のディスプレイを利用できる状態にしてください。
保存ファイルは、原稿データを分割せず、整然とした形式かつ明瞭な状態で表示できるようにしてください。
想定する最大サイズの原稿についても、1ページ全体を画面で確認できるようにしてください。
印刷の要件
一覧画面、検索結果、詳細画面は、ブラウザの印刷機能で印刷できます。保存ファイルも、ブラウザまたはPDFビューアの印刷機能で印刷できます。
検索結果を印刷する場合は、検索条件を指定して絞り込み、検索条件に一致したファイルのみが一覧表示された状態で、ブラウザの印刷機能を使用してください。
スキャン文書は、保存されている元の画像・PDF形式でダウンロードできます。
スキャナ保存を行う場合は、200dpi以上かつRGB256階調相当以上で印刷できるプリンタを利用できる状態にしてください。
保存ファイルは、原稿データを原稿サイズのまま分割せず、整然とした形式かつ明瞭な状態で印刷できるようにしてください。
原稿は、等倍で印刷した場合でも200dpi以上かつRGB256階調相当以上で出力できる状態にしてください。また、レシート大の小さい原稿は、利用するプリンタの最小用紙サイズまで拡大して印刷できるようにしてください。A3など想定する最大サイズの原稿は、ページ全体を明瞭さを保ったまま1枚の紙に印刷できるようにしてください。
検索して確認する
電子帳簿保存画面では、保存したスキャン保存データを検索できます。
主な絞り込み条件は以下です。
- 保存ステータス
- アップロード日時
- アップロードユーザー
- ワークフロー
- 取引先名
- 取引日
- 取引金額
- 帳票種別
- データ保存日時
電子帳簿保存のステータスが 「未保存」、ワークフローが 「未分類」、取引金額が 0円、帳票種別が 「未選択」 のファイルも、それぞれの条件で検索できます。
請求書支払いや経費精算などのワークフローを経由せず、電子帳簿保存画面から直接アップロードしたファイルは、一覧画面で 「未分類」 として表示されます。「未分類」で絞り込むことで、関連する申請がないファイルを確認できます。
一課税期間を含む任意の期間を指定して検索できます。日付や金額は範囲を指定して絞り込めます。
発行元、発行日、帳票種別など値が入力されていない項目も、未設定または未選択の条件で検索できます。取引金額が入力されていないファイルは、取引金額0円の条件で検索できます。
複数の条件を指定した場合は、すべての条件に一致するファイルのみを絞り込んで一覧表示できます。検索結果の一覧では、発行元、取引金額、発行日などの記録事項を確認できます。詳細画面では、保存したファイルと取引情報を確認できます。
よくある質問
Q: アップロード日時と電子帳簿保存日時は何が違いますか？
A: アップロード日時はファイルがFlexPayへ取り込まれた日時です。電子帳簿保存日時は、電子帳簿保存として保存が確定した日時です。