FlexPayで電子帳簿保存法に対応した保存を始める前に、社内で準備する書類や運用ルールを確認します。
前提条件
- 保存対象にする書類が、電子取引またはスキャン保存のどちらに該当するか確認していること
- 保存責任者、保存手順、確認方法などを社内で整理できること
準備するもの
電子帳簿保存法に対応して保存するには、FlexPayの操作だけでなく、社内での運用ルールや備付書類の準備が必要です。
共通で準備するもの
- 操作説明書 — FlexPayの操作方法を確認できる書類です。FlexPayでは、このヘルプセンター記事を操作説明書として参照できます。
電子取引で準備するもの
- 訂正・削除の防止に関する事務処理の規程 — 電子取引データを保存する場合に、正当な理由がない訂正・削除を防止するための社内ルールです。
- 根拠法令: 規則第4条第1項第4号（国税庁 電子取引一問一答 問29）
スキャン保存で準備するもの
- 事務手続を明らかにした書類 — 保存責任者、保存対象書類、保存手順、入力期限、確認方法などを定めた書類です。
- 各事務の処理に関する規程 — 書類の作成・受領後すぐに保存せず、通常の業務処理期間を経過した後に保存する運用を行う場合に必要です。
- 根拠法令: 規則第2条第6項第1号ロ・第7項（国税庁 スキャナ保存一問一答 問52）
手順
ステップ1 — 保存対象を分類する
保存対象の書類を、受け取り方に応じて分類します。
- 電子取引 — メール添付、クラウドサービス、Webサイトからのダウンロードなど、電子データとして受け取った書類
- スキャン保存 — 紙で受け取った請求書や領収書などをスキャンまたは撮影した書類
電子データとして受け取った書類は、電子データのまま保存してください。紙に印刷して保管するだけではなく、FlexPay上にファイルとして保存します。
ステップ2 — 電子取引の社内ルールを準備する
FlexPayの電子取引保存では、保存後の電子データを物理削除・変更できない仕組みで管理します。
電子取引データ保存制度の要件に従ってデータを保存するには、「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」 を作成し、社内ルールとして整備する必要があります。
ステップ3 — スキャン保存の社内手順を準備する
スキャン保存を行う場合は、社内での保存責任者、保存対象書類、保存手順、入力期限、確認方法などを定めた書類を備え付けてください。
また、書類の作成・受領後すぐに保存せず、通常の業務処理期間を経過した後に保存する運用を行う場合は、作成・受領から保存までの各事務の処理に関する規程を定める必要があります。
ステップ4 — 表示・出力するデバイスを準備する
保存したファイルや取引情報を、画面や書面で確認できる状態にします。
スキャン保存を行う場合は、以下の環境を利用できる状態にしてください。
- 14インチ以上かつRGB256階調相当以上のディスプレイ
- 200dpi以上かつRGB256階調相当以上で印刷できるプリンタ
FlexPayでは、電子帳簿保存画面で保存ファイルを確認できます。一覧画面、検索結果、詳細画面は、ブラウザの印刷機能で印刷できます。
検索結果を印刷する場合は、検索条件を指定して絞り込み、検索条件に一致したファイルのみが一覧表示された状態で、ブラウザの印刷機能を使用してください。
ステップ5 — スキャンするデバイスを準備する（スキャン保存のみ）
紙の書類をスキャンまたは撮影する場合は、文字や金額が読み取れる状態で保存できるようにします。
スキャンまたは撮影するときは、以下の画質要件を満たす状態で読み取ってください。
- 重要書類を保存する場合は、RGB各色256階調相当以上のカラーで読み取ってください
- 一般書類のみを保存する場合は、カラーまたはグレースケールで読み取ることができます
- 200dpi以上に相当する解像度で読み取ってください
- スマートフォンやカメラで撮影した画像など、dpi情報だけで解像度を判断しづらい場合は、書類の大きさと画素数をもとに200dpi相当以上であることを確認してください
- JIS X6933またはISO 12653-3に準拠したスキャナ評価用テストチャートの4ポイント文字が認識できる状態で読み取ってください
重要書類には、請求書、納品書、契約書、領収書などが含まれます。一般書類には、見積書、注文書、検収書などが含まれます。
ステップ6 — 操作説明書として参照する記事を確認する
FlexPayの操作説明書として、以下の記事を参照できます。
ステップ7 — データ移行の対応方針を確認する
FlexPayでは、外部システムからの移行データ取り込みには対応していません。
他システムからFlexPayへ電子帳簿保存データを移行する必要がある場合は、移行元システムで保存されているデータの取り扱いを確認してください。
また、FlexPayから他システムへ電子帳簿保存データを移行するための専用機能には対応していません。FlexPayを移行元として利用する場合も、保存データ、保存日時、改変されていないことの証明情報をまとめて移行する機能は提供していません。
よくある質問
Q: FlexPayを使えば、社内規程や社内手順書は不要になりますか？
A: いいえ。FlexPayでは保存後の電子データを物理削除・変更できないように管理しますが、電子取引やスキャン保存の運用に必要な社内規程・社内手順書は、お客さま側で整備してください。
Q: スキャン保存では、必ず各事務の処理に関する規程が必要ですか？
A: 書類の作成・受領後すぐに保存する運用の場合は、必ずしも必要とは限りません。通常の業務処理期間を経過した後に保存する運用を行う場合は、作成・受領から保存までの各事務の処理に関する規程を定める必要があります。
Q: 税務上の判断に迷う場合はどうすればよいですか？
A: 自社の運用や保存対象書類に応じた判断が必要になるため、税理士・会計士などの専門家に確認してください。