FlexPayで電子帳簿保存法に対応したファイル保存を始めるための準備を説明します。
前提条件
- FlexPayにログイン済みであること
- 電子帳簿保存の対象にする書類と運用ルールが社内で整理されていること
手順
ステップ1 — 対象書類を整理する
電子帳簿保存法の運用を開始する前に、保存対象にする書類を整理します。
- スキャン保存 — 紙で受け取った請求書や領収書などをスキャンして保存します
- 電子取引 — メール添付、クラウドサービス、Webサイトからのダウンロードなど、電子データとして受け取った書類を保存します
電子取引に該当するデータは、電子データのまま保存する必要があります。
ステップ2 — 保存経路を確認する
FlexPayでは、以下の経路で電子帳簿保存の対象ファイルを保存できます。
- 請求書支払いから保存する
- 経費精算から保存する
- 電子帳簿保存画面から直接アップロードする
保存経路ごとの操作は、スキャン保存または電子取引の記事を確認してください。
ステップ3 — 保存区分を確認する
ファイルの内容に応じて、AI-OCRが保存区分を判定します。
- 電子取引 — 電子データとして受け取ったファイルの場合
- スキャン保存 — 紙の書類をスキャンまたは撮影したファイルの場合
保存区分は、電子帳簿保存法上の扱いを判断するための重要な情報です。ファイルの受領方法に合った保存区分になっていることを確認してください。
電子帳簿保存前であれば、ファイルの受け取り方に合わせて保存区分を変更できます。電子帳簿保存後は、保存区分を変更できません。請求書支払いや経費精算から保存する場合は、最終承認時に保存区分が確定し、その後は変更できなくなります。
ステップ4 — 取引情報を確認する
保存ファイルを検索・確認できるように、保存前に取引情報を確認します。
主な取引情報は以下です。
- 発行元
- 取引金額
- 発行日
- 帳票種別
- 取引区分
- 保存区分
- 内部メモ
ステップ5 — 保存後のルールを確認する
電子帳簿保存後に変更できない情報や削除時の扱いは、訂正・削除のポリシー を確認してください。
操作説明書として参照する記事
電子帳簿保存法では、保存に使用するシステムの操作説明書を備え付けておく必要があります。FlexPayでは、以下のヘルプセンター記事を操作説明書として参照できます。
よくある質問
Q: 電子帳簿保存法に対応するために追加設定は必要ですか？
A: 電子帳簿保存の基本機能はFlexPayの画面から利用できます。保存区分や取引情報は、保存するファイルに合わせて入力してください。
Q: 電子帳簿保存日時はいつ記録されますか？
A: 請求書支払い・経費精算では最終承認時に記録されます。電子帳簿保存画面から直接アップロードする場合は、保存ボタンを押したタイミングで記録されます。