メールやクラウドサービスなどで受け取った電子データの請求書や領収書を、FlexPayに保存する方法を説明します。
電子取引では、電子データとして受け取った請求書や領収書を、電子データのまま保存します。
前提条件
- FlexPayにログイン済みであること
- 電子データとして受け取った請求書や領収書などのファイルがあること
電子取引とは
以下のように、電子データとして受け取った取引書類は電子取引に該当します。
- メールに添付されたPDFや画像
- クラウドサービスからダウンロードした請求書や領収書
- Webサイトから取得した取引書類
電子取引に該当するデータは、電子データのまま保存します。紙に印刷して保管するだけではなく、FlexPay上にファイルとして保存してください。
FlexPayの電子取引保存では、保存後の電子データを物理削除・変更できない仕組みで管理します。電子取引データ保存制度の要件に従ってデータを保存するには 「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」 を作成し、社内ルールとして整備する必要があります。
手順
ステップ1 — ファイルをアップロードする
以下のいずれかの方法で電子取引データをFlexPayにアップロードします。
- 請求書支払いからアップロードする
- 経費精算からアップロードする
- 電子帳簿保存画面から直接アップロードする
電子帳簿保存画面から直接アップロードする場合は、一括アップロードで複数ファイルをまとめて登録できます。
ステップ2 — 保存区分を確認する
電子データとして受け取ったファイルは、AI-OCRの判定により保存区分 「電子取引」 として管理されます。
紙で受け取った書類をスキャンまたは撮影したファイルは 「スキャン保存」 に該当します。ファイルの受け取り方に合った保存区分になっていることを確認してください。
電子帳簿保存前であれば、ファイルの受け取り方に合わせて保存区分を変更できます。電子帳簿保存後は、保存区分を変更できません。請求書支払いや経費精算から保存する場合は、最終承認時に保存区分が確定します。
ステップ3 — 取引情報を入力する
検索や確認に使う取引情報を入力します。
- 発行元
- 取引金額
- 発行日
- 帳票種別
- 取引区分
- 内部メモ
ステップ4 — 保存する
請求書支払いや経費精算から保存する場合は、最終承認によって電子帳簿保存日時が記録されます。
電子帳簿保存画面から直接アップロードした場合は、内容を確認して保存ボタンを押します。保存ボタンを押したタイミングで電子帳簿保存日時が記録されます。
電子帳簿保存後に変更できない情報や削除時の扱いは、訂正・削除のポリシー を確認してください。
検索して確認する
電子帳簿保存画面では、保存した電子取引データを検索できます。
主な絞り込み条件は以下です。
- 保存ステータス
- アップロード日時
- アップロードユーザー
- ワークフロー
- 取引先名
- 取引日
- 取引金額
- 帳票種別
- データ保存日時
電子帳簿保存のステータスが 「未保存」、ワークフローが 「未分類」、取引金額が 0円、帳票種別が 「未選択」 のファイルも、それぞれの条件で検索できます。
一課税期間を含む任意の期間を指定して検索できます。日付や金額は範囲を指定して絞り込めます。
発行元、発行日、帳票種別など値が入力されていない項目も、未設定または未選択の条件で検索できます。取引金額が入力されていないファイルは、取引金額0円の条件で検索できます。
複数の条件を指定した場合は、すべての条件に一致するファイルのみを絞り込んで一覧表示できます。検索結果の一覧では、発行元、取引金額、発行日などの記録事項を確認できます。詳細画面では、保存したファイルと取引情報を確認できます。
表示・印刷する
検索結果画面では、検索条件に一致したファイルのみが一覧表示されます。検索結果の一覧では、発行元、取引金額、発行日などの記録事項を確認できます。
一覧画面、検索結果、詳細画面に表示される情報は、ブラウザの印刷機能で印刷できます。検索結果を印刷する場合は、検索条件に一致したファイルのみが表示された状態で印刷できます。
検索結果を印刷する場合は、検索条件を指定して絞り込み、検索条件に一致したファイルのみが一覧表示された状態で、ブラウザの印刷機能を使用してください。
電子取引データは、保存されている元の画像・PDF形式でダウンロードできます。
適格請求書の登録番号を確認する
請求書支払いと経費精算では、適格請求書に記載された登録番号が、国税庁の 適格請求書発行事業者公表サイト で公開されているデータとして登録されているかを確認できます。
確認した登録番号は、請求書支払いや経費精算の申請内容とあわせて管理できます。
よくある質問
Q: Webサイトからダウンロードした請求書は電子取引ですか？
A: はい。電子データとして受け取った請求書は電子取引に該当します。ダウンロードしたファイルをFlexPayに保存してください。