FlexPayでは、請求書や領収書などのファイルを電子帳簿保存法に対応した形で保存・検索できます。請求書支払い、経費精算、電子帳簿保存画面から直接アップロードしたファイルを、電子取引またはスキャナ保存の対象として管理できます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存するためのルールを定めた法律です。FlexPayでは、以下の区分に対応します。
スキャナ保存
紙で受け取った請求書や領収書などをスキャンし、画像やPDFとして保存する区分です。
FlexPayでは、紙の書類をスキャンまたは撮影してアップロードしたファイルを、AI-OCRの判定により保存区分 「スキャン保存」 として管理します。
電子取引
メール添付、クラウドサービス、Webサイトからのダウンロードなど、電子データとして受け取った請求書や領収書を、そのまま保存する区分です。
FlexPayでは、電子データとして受け取ったファイルをアップロードした場合、AI-OCRの判定により保存区分 「電子取引」 として管理します。
システム概要
以下の図は、FlexPayにおけるシステム全体の構成と、電子取引データおよびスキャン・撮影した紙書類の保存機能の概要を示したものです。
FlexPayでは、電子取引データまたは紙書類をスキャン・撮影したファイルを、電子帳簿保存画面へ直接アップロードして保存できます。また、請求書支払い・経費精算として申請された電子帳簿保存対象のファイルは、最終承認時に電子帳簿保存されます。保存後のファイルは、電子帳簿保存画面で一覧表示・検索・詳細確認でき、必要に応じて印刷、ダウンロード、エクスポートできます。
FlexPayの電子帳簿保存機能は、請求書支払い、経費精算、電子帳簿保存画面から直接アップロードしたファイルを、電子帳簿保存画面で一元的に確認・検索できる機能です。
電子データとして受け取った書類は 「電子取引」、紙で受け取った書類をスキャンまたは撮影したファイルは 「スキャン保存」 として、AI-OCRの判定により管理します。
保存時には、画像・PDFなどのファイル、電子帳簿保存日時、発行元、取引金額、発行日、帳票種別、取引区分、保存区分などを管理します。保存されたファイルと取引情報は、電子帳簿保存画面の一覧、検索、詳細画面から確認できます。
FlexPayで保存できる経路
FlexPayでは、主に以下の経路で電子帳簿保存の対象ファイルが保存されます。
- 請求書支払い — 請求書支払いを最終承認したタイミングで電子帳簿保存日時が記録されます
- 経費精算 — 経費精算を最終承認したタイミングで電子帳簿保存日時が記録されます
- 電子帳簿保存画面からの直接アップロード — ファイルをアップロードし、保存ボタンを押したタイミングで電子帳簿保存日時が記録されます
ファイルアップロード日時や電子帳簿保存日時は、外部の第三者が提供する時刻情報をもとに記録されます。電子帳簿保存日時は、保存後に利用者が削除・変更できません。
保存後に保護される情報
電子帳簿保存前であれば、ファイルの受け取り方に合わせて保存区分を変更できます。
電子帳簿保存後は、保存対象の画像・PDFなどの電子データと、電子帳簿保存日時、発行元、取引金額、発行日、保存区分などの取引情報を物理削除・変更できません。
電子帳簿保存後に削除操作を行った場合も、保存対象の画像・PDFはアーカイブとして保持されます。
電子帳簿保存される前のファイルを削除した場合、そのファイルは削除されます。電子帳簿保存後の削除操作とは扱いが異なります。
保存期間
電子ファイルは、紙の帳簿や取引書類と同様に、法定保存期間（原則7年間または最長10年間）保存する必要があります。
FlexPayでは、電子帳簿保存後の画像・PDFなどの電子データを、法定保存期間中に物理削除・変更できないように管理します。
取引情報の扱い
保存された画像・PDFとは別に、検索や一覧表示に使う取引情報を管理します。
取引情報には、たとえば以下の項目があります。
- 発行元
- 取引金額
- 発行日
- 帳票種別
- 取引区分
- 保存区分
- 内部メモ
電子帳簿保存画面でできること
電子帳簿保存画面では、保存されたファイルを一覧で確認し、検索や詳細確認を行えます。電子帳簿保存メニューにアクセスできるのは、FlexPayの取引責任者、管理者、経理担当、税理士・会計士権限を保有するメンバーです。従業員が請求書支払いや経費精算などでアップロードしたファイルも、電子帳簿保存の対象として保管されます。
ファイル一覧
一覧では、ファイル名、アップロード日時、カテゴリ、取引先、取引金額、取引日、帳票種別、取引区分、保存区分、データ保存日時、アップロードユーザー、内部メモなどを確認できます。
管理者は、従業員がアップロードしたファイルも閲覧できます。カテゴリには、未分類、請求書支払い、経費精算、法人カード、請求、その他などが表示されます。
検索・絞り込み
取引先名、取引日、取引金額などで保存ファイルを検索できます。任意の期間で検索でき、日付や金額は範囲を指定して絞り込めます。発行元、取引金額、発行日が未設定のファイルも条件を指定して検索できます。複数の条件を指定した場合は、すべての条件に一致するファイルのみを絞り込んで一覧表示できます。検索結果の一覧では、発行元、取引金額、発行日などの記録事項を確認できます。
主な絞り込み条件は以下です。
- 保存ステータス
- アップロード日時
- アップロードユーザー
- ワークフロー
- 発行元
- 取引金額
- 発行日
- 帳票種別
- データ保存日時
詳細画面
詳細画面では、ファイルプレビュー、ファイル情報、取引情報、保存区分、データ保存日時、アップロード日時、内部メモなどを確認できます。
請求書支払いや経費精算から保存されたファイルは、詳細画面から関連する請求書支払いや経費精算の詳細へ移動できます。関連する申請がない場合、申請詳細へ移動するリンクは表示されず、関連する申請がないファイルとして確認できます。
表示と出力
保存したファイルは、詳細画面のプレビューで確認できます。一覧画面、絞り込み後の一覧画面、詳細画面に表示される情報は、ブラウザの印刷機能で印刷できます。
税務調査などで提示や提出が必要な場合は、検索結果や詳細画面で対象ファイルを確認し、社内の運用に従って必要なデータを提出してください。
次のステップ
- 電子帳簿保存の開始準備をする — 社内で準備する書類や運用ルール
- 電子帳簿保存の利用を開始する — 初期設定と運用開始前の確認事項
- スキャナ保存で請求書を保存する — 紙で受け取った書類を保存する手順
- 電子取引データを保存する — 電子データとして受け取った書類を保存する手順
- 訂正・削除のポリシー — 保存後の削除制限と取引情報の扱い