FlexPayに電子帳簿保存されたファイルの訂正・削除ルールを説明します。
電子帳簿保存後は、保存対象の画像・PDFなどの電子データ、電子帳簿保存日時、取引情報が保護されます。
基本方針
FlexPayでは、保存後の画像・PDFなどの電子データと、発行元、取引金額、発行日、保存区分などの取引情報を物理削除・変更できないように管理します。保存後の画像・PDFは差し替えや加工もできません。
電子ファイルは、紙の帳簿や取引書類と同様に、法定保存期間（原則7年間または最長10年間）保存する必要があります。
電子帳簿保存前の削除
電子帳簿保存される前のタイミングでファイルを削除した場合、そのファイルは削除されます。
たとえば、保存前のアップロード途中のファイルや、電子帳簿保存日時が記録される前のファイルは、電子帳簿保存後のファイルとは扱いが異なります。
電子帳簿保存後の削除
電子帳簿保存後に削除操作を行った場合、保存対象の画像・PDFなどの電子データはアーカイブとして保持されます。
ユーザーの画面上では一覧や通常の操作対象から外れる場合がありますが、電子帳簿保存法上の保存対象として必要なデータは残ります。
削除・変更できない情報
電子帳簿保存後は、以下を物理削除・変更できません。
- 保存済みの画像・PDFなどの電子データ
- 電子帳簿保存日時
- 発行元、取引金額、発行日、保存区分などの取引情報
電子帳簿保存日時は、保存経路によって以下のタイミングで記録されます。
- 請求書支払い: 最終承認時
- 経費精算: 最終承認時
- 電子帳簿保存画面から直接アップロード: 保存ボタン押下時
ファイルアップロード日時や電子帳簿保存日時は、外部の第三者が提供する時刻情報をもとに記録されます。
電子帳簿保存前に取引情報や保存区分を修正した場合は、修正後の内容で保存してください。電子帳簿保存後に請求書支払いや経費精算側で取引情報や保存区分を変更しても、保存済みの電子帳簿保存データには反映されません。
請求書支払いや経費精算から保存する場合は、最終承認時に電子帳簿保存日時と保存区分が確定します。最終承認後は、保存区分を変更できません。
よくある質問
Q: 電子帳簿保存後に画像やPDFを削除できますか？
A: いいえ。電子帳簿保存後の画像・PDFは削除できません。削除操作を行った場合も、保存対象の画像・PDFはアーカイブとして保持されます。
Q: 電子帳簿保存日時を削除・変更できますか？
A: いいえ。電子帳簿保存日時は削除・変更できません。
Q: 電子帳簿保存後に発行元や金額を変更できますか？
A: いいえ。電子帳簿保存後は、発行元、取引金額、発行日などの取引情報も変更できません。電子帳簿保存前に内容を確認し、正しい取引情報で保存してください。
Q: 電子帳簿保存後に保存区分を変更できますか？
A: いいえ。電子帳簿保存後は、保存区分も変更できません。電子帳簿保存前であれば、ファイルの受け取り方に合わせて保存区分を変更できます。請求書支払いや経費精算から保存する場合は、最終承認時に保存区分が確定します。
Q: 電子帳簿保存前に削除したファイルは残りますか？
A: いいえ。電子帳簿保存される前に削除したファイルは削除されます。電子帳簿保存後に削除操作を行った場合は、画像・PDFがアーカイブとして保持されます。